POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Esta Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “Política de Datos”) regula la forma en que SAPIA CI SAS, identificada con NIT 830.096.590–7 con domicilio en Bogotá y sede principal en la Calle 161a # 15-69, Bogotá, Colombia, (en adelante “Sapia” o la “Compañía”) recolecta, recoge, almacena, da tratamiento, maneja, administra, transfiere, transmite o comparte la información y los datos que Usted (en adelante el “Titular” o el “Usuario”), suministra o pueda llegar a suministrar de cualquier forma a Sapia, o que la Compañía de cualquier forma y por cualquier medio, recolecta y/o administra sobre el Titular, especialmente, pero sin limitarse a ello, cuando ingresa al sitio web o cualquier otra plataforma digital, medio o canal de Sapia o que se desarrolle en el futuro por Sapia (conjuntamente el “Sitio”) o cuando de cualquier forma utiliza nuestro Sitio, nuestra plataforma, el contenido, las aplicaciones y/o los servicios que ofrece Sapia (conjuntamente los “Servicios”).
Esta Política de Datos hace parte de los Términos y Condiciones de Uso delsitweb: www.elmarketcolombia.com (en adelante los “Términos de Uso”). Por lo tanto, es importante que la lea para que conozca qué datos personales tratamos, qué tratamientos les damos, cuál es la finalidad del tratamiento, cuáles son sus derechos como titular de datos personales, la manera en que puede ejercer dichos derechos, etc.
Por favor, lea la siguiente información acerca de nuestra Política de Datos, pues cuando Usted acepta suministrarnos sus Datos Personales, acepta que estos sean tratados de conformidad con esta. Por lo demás, cuando usted nos suministra sus Datos Personales, se entiende que está otorgando su aceptación y autorización expresa y voluntaria para que Sapia les pueda dar tratamiento.
Para efectos de esta Política de Datos, el término “Datos Personales” y cualquier otro no expresamente definido en este documento, tendrá el significado conferido por la Ley 1581 de 2012 y demás normativa aplicable en Colombia.
1. Derechos y Responsabilidades:
El Titular, como propietario o titular de los Datos Personales o como sujeto al que hace referencia dicha información, tendrá los derechos que las respectivas legislaciones aplicables les otorguen. En Colombia, los titulares de los Datos Personales tendrán los derechos establecidos en la Ley 1581 de 2012, en la Ley 1266 de 2008, y en cualquier otra norma que las modifique, sustituya o complemente, en particular, pero sin limitarse al Decreto 1377 de 2013, tales como:
1.6 Si el oficial de protección de datos de Sapia no resuelve sus inquietudes o no atiende su queja, Usted podrá dirigirse a la Superintendencia de Industria y Comercio para presentar sus inquietudes, quejas o reclamos si considera que Sapia ha violado sus derechos de habeas data o las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y otras normas que las modifiquen, adicionen o complementen.
El Titular podrá, facultativamente, decidir si suministra o no información a Sapia y qué clase de información suministra. Por lo demás, el Titular será responsable por la veracidad, autenticidad y oportunidad de los Datos Personales que suministre.
Una vez suministrados o proporcionados los Datos Personales en los términos y forma descritos en esta Política de Datos, el Titular autoriza expresamente a Sapia para la administración y tratamiento de dichos Datos Personales.
2. Datos sensibles:
Se entiende por ¨Datos Sensibles¨ aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
El Titular no estará obligado a suministrar la información relacionada con Datos Sensibles.
3. Recolección y Uso de Datos:
Los Datos Personales que Sapia puede recolectar del Titular, o que el Titular puede suministrar a Sapia, pueden incluir su nombre, edad, el número de su documento de identificación o cédula de ciudadanía, su dirección de correo electrónico, su dirección IP, su lugar de residencia, su número de teléfono, sus nombres de usuario de Twitter y/o Facebook o de sus otras redes sociales, su ubicación geográfica, su nacionalidad y su lugar de domicilio, sus antecedentes labores (historia laboral), antecedentes disciplinarios, judiciales, policivos, penales, fiscales y/o de cualquier otra naturaleza, sus referencias personales y laborales y cualquier otro dato requerido para adelantar un proceso de selección de personal y/o vinculación laboral, información sobre tarjetas de crédito y otros medios de pago, información bancaria sobre cuentas para efectos de realizarle pagos o consignaciones, información relacionada con salud ocupacional, seguridad social, riesgos profesionales. Igualmente, en caso de que sea aplicable por la forma en que se recolectan los Datos Personales, Sapia puede recolectar del Titular información como su navegador y sistema operativo, estado del wifi, y las horas y fechas de acceso a las plataformas o servicios de Sapia.
Sapia recolecta, recopila, almacena y utiliza los Datos Personales que nos proporciona el Titular, para fines tales como:
3.1. Contactar a los Titulares para ofrecer los servicios, confirmar citas, proveer servicios, solicitar información etc.;
3.2. Contactar a los Titulares para realizar encuestas (encuestas de satisfacción, etc.);
3.3. Contactar a los Titulares para resolver reclamos, quejas, etc.;
3.4. Remitir a los Titulares a otros proveedores de servicios para los servicios que necesitan, pero Sapia no ofrece;
3.5. Configuración de una base de datos que pueda ser objeto de comercialización, consulta, transmisión y/o transferencia de los Datos Personales a centrales de riesgo y a otras bases de datos de distinta naturaleza, de propiedad de, o administradas por Sapia o por terceros con quienes Sapia tenga relaciones comerciales, contractuales u operativas, con el objeto de que se puedan ofrecer y promover productos y servicios por parte de Sapia o de nuestros socios, terceros y aliados comerciales. Estos terceros destinatarios de las bases de datos y de los Datos Personales pueden estar ubicados en Colombia o en el exterior;
3.6. Cumplimiento de la ley colombiana o extranjera y de las órdenes de autoridades judiciales y administrativas;
3.7. Compartir Datos Personales con, o transferir o transmitir a, terceros para que éstos puedan darle Tratamiento, con quienes la Compañía tenga relaciones comerciales y/o contractuales, a título gratuito y/u oneroso, en Colombia o en el exterior;
3.8. Ofrecimiento de promociones y nuevos productos de Sapia teniendo en cuenta su ubicación y sus potenciales intereses;
3.9. Sapia contrata y emplea otras compañías o personas para desarrollar tareas o labores en su nombre o en su beneficio, por lo que puede compartir la información del Titular con esas compañías o personas;
3.10. Al suministrar su correo electrónico, Usted expresamente autoriza a la Compañía para enviarle mensajes por ese medio, y para utilizar el correo electrónico como medio de comunicación con Usted. Le podremos enviar información de cualquier naturaleza sobre productos y servicios, incluso comercial, de Sapia o de terceros con quienes Sapia tenga relaciones comerciales, contractuales u operativas;
3.11. Al suministrarnos su número de teléfono celular, Usted expresamente autoriza a la Compañía para enviarle mensajes de texto, de WhatsApp o por cualquier otro sistema digital o tecnológico de mensajería de texto, imagen y/o video por ese medio. Le podremos enviar información de cualquier naturaleza sobre productos y servicios, incluso comercial, de Sapia o de terceros con quienes Sapia tenga relaciones comerciales, contractuales u operativas;
3.12. Los Datos Personales y demás información que Usted suministre a la Compañía puede ser utilizada para ser combinada con otra información del Titular o de terceros, obtenida de plataformas tecnológicas, sitios o aplicaciones, con el fin de realizar análisis estadísticos y métricas para entender cómo podemos mejorar la experiencia del Titular con Sapia;
3.13. Los Datos Personales pueden ser compartidos con, o transferidos o transmitidos a, terceros con quienes tenemos relaciones comerciales y/o contractuales, a título gratuito y/u oneroso, en Colombia o en el exterior.
3.14. Para validar la información suministrada por Usted.
3.15. Configuración de cuentas y perfiles de usuario, para que Usted y los demás usuarios puedan interactuar con Sapia y usar el Sitio.
3.16. Mejora y personalización del contenido que Usted ve en el Sitio, con base en su ubicación geográfica y sus potenciales intereses.
3.17. Cuando se utilizan o se pretende de cualquier forma utilizar los servicios de Sapia en las condiciones descritas en los Términos de Uso, su información y sus Datos Personales serán utilizados, en adición a lo previsto en precedencia, para las finalidades y usos informados en la política de privacidad de las pasarelas de pago utilizadas para efectuar las transacciones y de las entidades financieras con las que mantenga una relación comercial y para los siguientes fines:
3.17.1. Seguimiento del negocio, elaboración y desarrollo de datos estadísticos, econométricos, de investigación, segmentación y desarrollo de mercados, productos y valores agregados para los Usuarios de Sapia.
3.17.2. Para validar la información suministrada por Usted, y en general, para validar, consultar, procesar, guardar y remitir información relativa a su comportamiento financiero, crediticio y de pago, desde y hacia las Centrales de Riesgo y los Sistemas de Información, ligada a efectuar las investigaciones y validación de informaciones relacionadas con su perfil de riesgo y su comportamiento en el sistema financiero.
3.17.3. Para efectuar las actividades de monitoreo e investigación de su comportamiento en el sistema y en el mercado, ligadas a los deberes de conocimiento del cliente y su mercado.
3.17.4. En general, divulgar, operar, evaluar y mejorar nuestras operaciones comerciales, desarrollar nuevos productos y servicios, realizar campañas de mercadeo, alianzas comerciales y realizar estudios de mercado, y en esa medida poder efectuar una valoración dinámica de sus necesidades y desarrollar un perfilamiento de sus hábitos de consumo.
3.17.5. Para mantener el soporte de las operaciones, seguimiento de incidentes y cumplimiento de obligaciones tanto de carácter pecuniario como de otra naturaleza previstas en este reglamento.
3.17.6. Proporcionarle información en relación con productos, servicios y promociones, lo que incluye la administración de las correspondientes campañas y la comunicación que sobre las mismas deba hacerse, a través mensajes de texto, mensajes de datos y correos electrónicos de carácter informativo, publicitario, mercadeo o comercial a su celular o correo electrónico registrado.
3.17.7. Para consultar los listados de control en materia de prevención y control al lavado de activos y financiación del terrorismo, consultar otras bases de datos y sistemas de información que contengan información acorde con las autorizaciones impartidas, compartir y consultar los sistemas de información de entidades de soporte y apoyo, y de remitir información transaccional a las autoridades competentes, en desarrollo de los acuerdos de colaboración, por exigencia de las mismas o por exigencias legales.
Sapia recolecta sus Datos Personales de varias formas, como, por ejemplo, de manera presencial, a través de canales de comunicación, por llamada telefónica, grabación de video o correo electrónico, o a través de formularios físicos o virtuales o perfiles de Facebook, Instagram, Twitter o cualquier otra red social. Los Datos Personales también los podemos recolectar en las diferentes actividades que realiza Sapia a través de los listados de asistencia o cuando se diligencian algunos de nuestros formatos físicos o virtuales, al formalizar contratos para ser proveedor, funcionario, contratista, contratante o empleado, entre otros. También se solicitan y actualizan los Datos Personales vía telefónica, directamente o a través de terceros con el fin de tener nuestras bases de datos actualizadas.
4. Autorización para el tratamiento
Sapia debe solicitar autorización previa, expresa e informada de los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar algún tratamiento. Autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a más tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales. Por su parte, Autorización expresa quiere decir que el consentimiento del Titular debe ser explícito y concreto, por lo que no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el Titular manifieste su voluntad de autorizar que Sapia realice el tratamiento de sus Datos Personales bien de acuerdo con la Ley, bien de acuerdo con esta Política de Datos.
Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por Sapia, tales como:
4.1. Por escrito, por ejemplo, diligenciando un formato, una lista de asistencia, un contrato, un acta, un formulario de Facebook, Instagram, Twitter o cualquier otra red social, o formularios virtuales de cualquier naturaleza, ente otras;
4.2. De forma oral, por ejemplo, en una conversación telefónica, charlas, capacitaciones o voluntariados;
4.3. Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, por ejemplo, a través de su aceptación expresa a los términos y condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el tratamiento de sus Datos Personales.
En ningún caso Sapia asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca.
Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por Sapia, es necesario que la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad.
5. Manejo y Tratamiento de la Información:
Sapia podrá compartir los Datos Personales del Titular, en la manera que se describe en esta Política de Datos.
Sapia no está en la obligación de conservar una copia, en ningún medio o formato, de la información personal o Datos Personales o cualquier otro tipo de información que suministre el Titular, salvo de la autorización expresa, previa e informada que el Titular nos ha entregado sobre su conocimiento y aceptación de la presente Política de Datos. El Titular es responsable por la conservación de la versión original de la información personal y demás Datos Personales que nos suministre.
A veces requerimos bienes y servicios de terceras personas, naturales o jurídicas, para desarrollar nuestra actividad. En algunos casos requerimos suministrar o compartir la información personal y Datos Personales del Titular con ellos, para que nos puedan prestar los servicios y suministrar los bienes de manera correcta. En todo caso, esas personas no tienen derecho a utilizar la información personal y/o los Datos Personales que compartimos con ellos, más allá de lo necesario para ayudarnos, y proporcionan un nivel comparable de protección respecto a su información personal y Datos Personales.
Si Sapia, su operación o activos fuesen cedidos o adquiridos por un tercero, o en el hipotético caso de que Sapia de por terminada su actividad, los Datos Personales del Titular serán uno de los activos que serán transferidos al tercero o adquiridos por este.
Se divulgará información personal o Datos Personales cuando creamos de buena fe que dicha divulgación es necesaria para cumplir con la ley, -incluidas las leyes ajenas al país de residencia del Titular-, se hará cumplir o aplicar nuestras condiciones de uso y otros acuerdos con el fin de proteger los derechos de Sapia, empleados, usuarios u otros. Esto incluye el intercambio de información con otras empresas y organizaciones, incluso fuera del país de residencia del Titular, para la protección contra el fraude y la reducción del riesgo crediticio.
Mediante la aceptación de esta Política de Datos, el Titular autoriza de manera informada, consciente, previa y expresa, que los datos e información personal que suministra a Sapia, puedan ser transferidos y transmitidos (como estos conceptos se definen legalmente) a título gratuito u oneroso a otros operadores responsables, encargados, fuentes y/o usuarios de bases de datos con el fin de concretar cualquier tipo de negocio jurídico sobre dicha información y/o reportar tal información a centrales de riesgo.
6. Transferencia y/o Transmisión de Datos Personales a Otros Países:
El Titular autoriza expresamente a Sapia para transferir y/o transmitir la información personal y cualquier otro tipo de Datos Personales a terceros ubicados en otros países y mediante la aceptación de esta Política de Datos, de manera expresa, previa consciente e informada autoriza la transferencia de la información personal fuera del país de origen del Titular que puede implicar que rijan normas de protección de datos distintas a las del país de origen del Titular. La transferencia y/o transmisión, en todo caso, se desarrollarán únicamente con la finalidad de poder cumplir los objetivos para los cuales se recolecta y da tratamiento a los Datos Personales.
7. Información personal a la que el Titular puede acceder:
Sapia permite al Titular acceder a la información que sobre él repose en las bases de datos de Sapia, con el fin de consultar, visualizar, actualizar, corregir e incluso rectificar la información personal (o cualquier tipo de información) y asegurar que sea precisa y este completa.
8. Conservación y Eliminación de la Información Personal:
El Titular será libre de revocar, en cualquier tiempo, la autorización expresamente otorgada a Sapia y a terceros en los términos descritos en esta Política de Datos. Para el efecto, podrá modificar en cualquier tiempo la información personal que desee.
Sapia también será libre de eliminar, total o parcialmente, la información y Datos Personales que sobre el Titular posea, en cualquier momento sin necesidad de autorización expresa para el efecto. En todo caso, conservamos y almacenamos los Datos Personales durante el tiempo que sea necesario para cumplir los objetivos para los que los recolectamos, salvo disposición legal que establezca lo contrario.
9. Cambios en la Política de Datos:
Sapia podrá modificar esta Política de Datos de vez en cuando. El uso y tratamiento de los Datos Personales estará regido por la Política vigente al momento del uso y tratamiento. Si hacemos cambios materiales en la forma en que usamos la información personal y demás Datos Personales, notificaremos al Titular publicando un aviso en nuestro sitio web o enviándole un email, y tal notificación tendrá lugar antes o más tardar en el momento de la implementación de las nuevas políticas.
10. Procedimiento y Tramite de Consultas y Reclamos:
De acuerdo con los artículos 14 y 15 de la ley 1581 de 2012, con el objetivo de garantizar la ejecución de tal derecho, las consultas y/o reclamos que el Titular desee elevar a Sapia se surtirán por medio del siguiente trámite:
10.1. Consultas:
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar los Datos Personales que respecto del Titular se almacenen en las bases de daos de Sapia, o a los que por Sapia se les dé tratamiento. De ser necesario la consulta se elevará por escrito al correo electrónico habeasdata@elmarket.co.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
10.2. Reclamos:
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en las leyes aplicables, o cuando pretendan revocar la autorización otorgada por medio del presente documento, podrán presentar un reclamo ante Sapia, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
- El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida al correo electrónico habeasdata@elmarket.co, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
- Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en el sitio donde reposa la información, una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
- El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
- El Titular o sus causahabientes sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.
11. Persona o Área Encargada:
Si el Titular tiene preguntas o inquietudes respecto de la privacidad al utilizar los servicios o desea comunicarse con el área atención al cliente de Sapia en relación con ocasión de la recolección, manejo, administración y tratamiento de los Datos Personales, se puede comunicar: (i) vía correo electrónico habeasdata@elmarket.co (ii) personalmente en la Calle 161a # 15-69, Bogotá, Colombia, o (iii) vía telefónico al 60(1)7450595 a nivel nacional.
12. Propiedad Intelectual:
Los formularios, formatos, logos, signos distintivos, los sitios web de Sapia y los contenidos que alberga, así como los contratos, documentos y similares puesto en conocimiento del Titular son de propiedad de Sapia, y se encuentran protegidos por las leyes de propiedad intelectual. No podrán ser objeto de explotación, reproducción, distribución, modificación, comunicación pública, cesión o transformación. El acceso a estos no otorga a los usuarios derecho ni titularidad alguna sobre los derechos de propiedad intelectual de la Compañía.
13. Tratamiento de Datos Personales de Menores de edad:
Los Datos Personales de los menores de edad tienen una especial protección y por lo tanto su tratamiento está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario.
14. Otros
La presente Política de Datos se rige por la Ley Colombiana, teniendo en cuenta, entre otras razones, que los Servicios se ejecutan en Colombia. Sin embargo, en el evento en que un Titular se encuentre sometido al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea, respecto de dicho Titular, se deberá dar cumplimiento a las disposiciones contenidas en el reglamento en mención, en la medida en que sean aplicables a los Servicios.
Entrada y Periodo de Vigencia:
La presente Política de Datos entra en vigencia a partir del día 01 de octubre de 2021, y estará vigente hasta que la misma se modifique expresamente por Sapia. Por su parte, las Bases de Datos de la Compañía, en las que reposarán los datos de los Titulares estarán vigentes desde la fecha de su creación, hasta el momento en que cumplan la finalidad para la cual fueron creadas.